Genel
Posted in

Gizlilik Sözleşmesi Hazırlanırken Nelere Dikkat Edilmeli?

Posted in

Gizlilik Sözleşmesi Nedir?

Şirketleri rakiplerinden ayıran, özellikle girişim şirketlerinin değerini yaratan, en büyük unsurların başında fikirler, iş stratejileri ve şirketin “know-how”ı; şirketin geliştirdiği ürün ya da hizmetlerin çözüm sunduğu soruna ilişkin çözümlerinin ne yolla çözüleceğini belirleyen yöntemler gelmektedir. Pek çok girişim şirketi ilk yatırımlarını fikirlerinin yatırımcıların gözünde güvenilir ve ilgi çekici bir karşılık bulmasıyla almaktadır.

Bu sebeple şirket içi gizli bilgilerin korunması son derece önem arz etmektedir. Ancak bu bilgiler zaman zaman gerek yatırım süreçlerinde yatırımcılara, gerek birleşme ve devralma gibi süreçlerde, gerek işbirliği süreçlerinde diğer şirketlere, gerek yerine getireceği işin imkan sağlaması ve/veya gerektirmesi sebebiyle şirket personeline açıklanmaktadır. Anglo-Amerikan hukukunda Non-Disclosure Agreement (“NDA”) olarak karşımıza çıkan gizlilik sözleşmeleri bu gibi durumlarda kullanılarak şirket ile diğer taraflar arasında bu bilgilerin gizliliğini güvence altına almayı amaçlamaktadır.

Gizlilik sözleşmelerine ilişkin hükümler, taraflar arasında bilgi alışverişine imkân veren asıl sözleşmeye (işbirliği sözleşmesi, iş sözleşmesi gibi) taraflar arasındaki gizliliğe ilişkin bir hüküm eklenmesi suretiyle ya da bu asıl sözleşmeden ayrı bir sözleşme akdedilmesi şeklinde akdedilebilir.

Gizlilik sözleşmesinin tarafları, bilgiyi karşı taraf ile paylaşan taraf ve bilgiyi gizli tutma yükümlülüğü altında bulunan taraftır. Burada dikkat edilmesi gereken nokta bilgiyi paylaşan tarafın onayı olmadan bilgiyi gizli tutma yükümlülüğü altında bulunan tarafın bu bilgiyi paylaşamayacak olmasıdır.

Gizlilik sözleşmesi ile mutlak surette bir tarafın bilgiyi paylaşan, diğer tarafın bilgiyi alan olarak tanımlanması gerekmez, sözleşme iki tarafın paylaştığı bilgilerin karşılıklı olarak gizli tutulması gerektiğini hüküm altına alabilir. Nitekim pek çok iş birliğinde her iki taraf da diğer tarafın şirket içi bilgilerine erişim sağlayabilmektedir.

Gizli bilgilere dair yeterli korumayı sağlayacak bir gizlilik sözleşmesi; taraf bilgileri, sözleşmenin kapsamı ve amacı, gizli bilgilerin tanımı ve kapsamı, tarafların gizliliğe ilişkin yükümlülükler, fikri mülkiyete ilişkin güvenceler, ifşa etmeme yükümlülükleri, kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülükler, sözleşmenin süresi, sözleşmenin ihlali halleri ve olası uyuşmazlıklarda başvurulacak yöntem ve mercilere ilişkin hükümleri içermelidir.

Kamuoyuna mal olmuş bilgiler ve/veya yürürlükte olan kanun ya da düzenlemeler ya da verilmiş olan bir mahkeme kararı gereğince açıklanması gereken bilgilerin gizlilik sözleşmesi kapsamında gizli bilgi olarak değerlendirilmesini öngörülemeyecektir.

Çalışanlarla Gizlilik Sözleşmesi Nasıl Hazırlanır?

Bu sözleşme kaynağını çalışanın işverene karşı asli edim yükümlülüğü olan iş görme borcunu ile birlikte yan edim olarak karşımıza çıkan “sadakat yükümlülüğüdür”. Konu 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nda düzenlenmiştir. İlgili madde gereğince çalışan işverenin haklı menfaatinin korunmasında sadakatle davranmak zorundadır, iş gördüğü sırada öğrendiği, özellikle üretim ve iş sırları gibi bilgileri, hizmet ilişkisinin devamı süresince kendi yararına kullanamaz veya başkalarına açıklayamaz, işverenin haklı menfaatinin korunması için gerekli olduğu ölçüde işçi, hizmet ilişkisinin sona ermesinden sonra da sır saklamakla yükümlüdür.

Düzenlemenin de işaret ettiği üzere, çalışanlar görevi boyunca ve görevi gereğince veya iş yerinde bulunulan süre boyunca, şirketin İşverenin gizli bilgi ve/veya ticari sır olarak kabul ettiği bilgilere erişim sağlayabileceğinden, işverenin üçüncü şahıslara karşı korumakla yükümlü olduğu, endüstri, bilişim, icatlar, yenilikçi teknikler, vs. alanlarıyla ilgili olan, kamunun bilgisi dâhilinde olmayan bilgi, yöntem, geliştirme, know-how veya fikir, uygulama, tasarım, formül, eser ve icatlar gibi her türlü gizli bilginin çalışan tarafından gizli tutulacağı, kopyalanmayacağı ve üçüncü şahıslara ifşa edilmeyeceği, işveren ile çalışan arasında yapılacak bir Gizlilik Sözleşmesi ile hüküm altına alınabilir. Bu sözleşme ile çalışanın çalıştığı ve/veya işten ayrıldığı haller için işverene ilişkin bilgilerin gizli tutulması amaçlanır.

Çalışanlarla Akdedilen Gizlilik Sözleşmesinin Geçerlilik Şartları Nelerdir?

Mevzuatımızda gizlilik sözleşmeleri bakımından mevzuatta özel bir düzenleme yapılmamıştır. Ancak bu sözleşmeler sözleşme serbestisi ilkesi gereğince Türk Borçlar Kanunu’nun Genel Hükümleri ile düzenlebilirler bu açıdan kanunun emredici hükümlerine, ahlaka, kamu düzenine, kişilik haklarına aykırı olarak ve ifası imkânsız olarak düzenlenmeyeceklerdir.

Gizlilik sözleşmeleri bakımından özel bir düzenleme bulunmadığından, öngörülmüş özel bir şekil şartı da bulunmamaktadır. Borçlar genel hukuku gereğince tarafların karşılıklı, birbirine uygun irade beyanları ile kurulmaktadır.

Genel hükümlerin bir gereği olarak sözleşme hataen akdedilmiş olmamalı, sözleşme hile ve korkutma gibi iradeyi sakatlayan hallerin gölgesinde imza altına alınmamalıdır.

Gizlilik Sözleşmelerinde Cezai Şart Düzenlenebilecek Midir?

Gizlilik sözleşmelerinde cezai şart düzenlenmesine ilişkin özel bir kanun hükmü bulunmamaktadır. Ancak sözleşme serbestisinin bir yansıması olarak çalışan ile işveren arasında akdedilen gizlilik sözleşmelerinde, caydırıcılık sağlaması amacıyla cezai şart kararlaştırılmasına bir engel yoktur. Burada Türk Borçlar Kanunu’nun cezai şarta ilişkin hükümleri göz önünde tutulmalıdır, cezai şart, zarar ve zararın miktarının ispat edilmesine gerek olmaksızın kararlaştırılan ceza bedelinin talep edilmesine imkân verir, yalnızca gizlilik yükümlülüklerinin ihlal edildiğinin ispatlanması suretiyle cezai şart talep edilebilir.

Cezai şartın talep edilebilmesi için, bahsedildiği üzere işverenin gizlilik hükümlerinin ihlal edildiğini ispatlamasının yeterli olması sebebiyle, işverenler tarafından sözleşmelerde cezai hükümlere yer verilmesi tercih edilebilmektedir. Nitekim bu yolla sözleşmede bu şartın varlığı kolaylıkla ispatlanabilecektir.

Gizlilik Sözleşmeleri Damga Vergisine Konu Olacak Mıdır?

Gelir Dairesi Başkanlığı tarafından düzenlenen 66813766-155[3-2018-60]-E.262388 sayılı ve 10 Temmuz 2019 tarihli özelge gereğince, 488 sayılı Kanunun 6 ncı maddesine göre asıl akit ve işlemle birlikte aynı kağıtta yer verilen pey akçesi, cayma tazminatı, ücret tevkifi, cezai şart gibi bir sözleşmenin yaptırımı olarak belirlenen taahhütlere yer verilmesi durumunda damga vergisinin asıl akit konusu işlem üzerinden alınacağı, sözleşmenin yaptırımı olarak belirlenen taahhütlerin ayrı bir kağıtta düzenlenmesi ve başlı başına bir sözleşmeye konu olması durumunda damga vergisine konu teşkil edeceği hususları dikkate alındığında, cezai şart tutarı dışında belli parayı ihtiva eden taahhüt içermeyen “Gizlilik Taahhüdü (Taahhütname)” başlıklı kağıdın damga vergisine tabi tutulmaması gerekmektedir.

Anlaşılacağı üzere, asıl sözleşmeye ek bir sözleşme ile düzenlenen gizlilik sözleşmelerinde cezai şart hükümlerine yer verilmiş olsa dahi bu sözleşmeler damga vergisine konu olmayacaklardır.

Gizlilik Sözleşmelerinde Süre Nasıl Tayin Edilmelidir?

Gizlilik sözleşmelerinde tarafların gizlilik yükümlülüğü altında bulunacakları süre, bir hüküm ile kararlaştırılabilir. Gizlilik sözleşmelerindeki gizli tutma yükümlülüğü; sözleşmenin kurulduğu andan öncesini, sözleşmenin kurulma anını, sözleşmenin hüküm doğurduğu süreyi ve sözleşme sona erdikten sonraki süreci kapsayacak şekilde tasarlanabilir. Nitekim, yukarıda da belirtildiği üzere, örneğin iş sözleşmelerinden doğan gizlilik yükümlülükleri genellikle çalışanın işten ayrılmasıyla sona ermez.

Gizlilik Sözleşmesi Hazırlanırken Örnekler Esas Alınabilir Mi?

Arama motorlarında yapılan aramalarla pek çok gizlilik sözleşmesi örneğine kolaylıkla erişilebilmesi mümkündür. Ancak gizlilik sözleşmeleri tarafların ihtiyaçları, gizli bilgilerin muhteviyatı, sözleşme ile taahhüt edilecek yükümlülükler her bir durum gereklilikleri spesifik olarak gözetilerek duruma uygun olarak hazırlanmalıdır. Bir başka durum ve/veya başka taraflar için hazırlanan sözleşmelerin kullanılması neticesinde tarafların sözleşmeden beklediği sonucu alamamasına, muhtemel hak kayıpları ve zararların doğmasına sebebiyet verebilir.

Gizlilik Politikası Nedir?

6698 sayılı Kişisel verilerin Korunması Kanunu uyarınca kullanıcılar tarafından ziyaret edilen web sitelerinin topladığı kişisel verilere ilişkin olarak bu sitelerde Gizlilik Politikaları yer almalıdır. Bu metinler yukarıda anılan gizlilik sözleşmelerinden farklı nitelikte metinlerdir.

Kişisel verilerin korunması kapsamında elektronik ticaret sitelerinde Gizlilik Politikasına yer verilmesi gerekmektedir. Elektronik ticaret sitesi bu politika aracılığıyla siteyi ziyaret eden kişilere ve site üzerinden alışveriş yapacak olan müşterilerine hangi kişisel bilgilerinin ne şekilde işleneceği ve bu bilgilerin nasıl korunacağını ve veri kullanma yöntemlerini detaylı olarak bildirecektir. Yaşanacak olası bir uyuşmazlıkta bu gizlilik politikasının site üzerinden bildirilmiş olması, elektronik ticaret sitesini gizlilik politikasının kapsamı ve bu kapsama uygun faaliyetleri çerçevesinde sitenin veri koruma hukukuna uygun davrandığının ispat aracı olacaktır. Şirket ya da elektronik ticaret sitesi bu mevzuat uyarınca ve bu politika ile taahhüt edeceği şekilde veri sahibinin verilerine ilişkin gerekli güvenlik önlemlerini almak ve bu verilere ilişkin veri sahibince yapılacak başvuruları cevaplamakla mükelleftir.