Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında Aydınlatma Metni

1) Veri Sorumlusunun Kimliği

Veri sorumlusu sıfatıyla, İstanbul Ticaret Sicil Müdürlüğü’ne 202175-5 numarası ile kayıtlı ve Acıbadem Mahallesi Çeçen Sk. Akasya Avm Apt. No: 25/426- Üsküdar/İstanbul adresinde faaliyet WORQUARTERS OFİS HİZMETLERİ ANONİM ŞİRKETİ (“WorqCompany” veya “Şirket”) olarak, siz müşterilerimizden elde ettiğimiz kişisel verilere istinaden 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“Kanun”) uygun hareket edebilmemizi sağlamak amacıyla, aydınlatma yükümlülüğümüz kapsamında aşağıdaki hususları bilgilerinize sunarız.

2) Tarafımızca İşlenen Kişisel Verileriniz

İşbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen kişisel veri işleme amaçlarımızı gerçekleştirebilmek amacıyla, aşağıdaki kişisel verilerini işliyoruz:

• Ad, soyad, T.C. Kimlik numarası, kimlik belgesinde yer alan diğer bilgiler, ehliyet fotokopisinde yer alan bilgiler dahil kimlik bilgileriniz;

• E-posta, telefon numarası, cep telefonu, ev ve işyeri adresi dahil iletişim bilgileriniz;

• Aile ve yakınlarınız ile ilgili bilgiler;

• Mobil uygulama veya internet sitesi ziyaretiniz üzerinden konum bilgileriniz,

• Özlük bilgileriniz;

• Hukuki işlem bilgileriniz;

• Müşteri işlem bilgileriniz;

• Ziyaretçi giriş ve çıkış kayıtları dahil fiziksel mekan güvenliği bilgileriniz;

• IP adresi ve internet sitesi giriş çıkış bilgileri dahil işlem güvenliği bilgileriniz;

• Risk yönetimi bilgileriniz;

• Banka kartı ve kredi kartı bilgileriniz dahil finansal bilgileriniz;

• CVleriniz ve özgeçmiş bilgileriniz dahil mesleki deneyim bilgileriniz;

• Kullanım alışkanlıklarınız ve geçmiş ürün/hizmet alımı bilgileriniz dahil pazarlama bilgileriniz;

• Görsel ve işitsel verileriniz,

• CV’lerinizde yer alan dernek ve vakıf üyeliği bilgileriniz,

• Ehliyet fotokopilerinde yer alan kan grubu bilgileriniz.

3) Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla İşlendiği

İşbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen kişisel verileriniz:

• Tarafınıza sunulacak hizmetler ve içerikleri konusunda Şirket içi iletişimin ve organizasyonun sağlanabilmesi;

• Tarafınıza sunulacak hizmetler ve içerikleri konusunda tarafınıza bilgilendirme yapılabilmesi;

• Ürün ve/veya hizmetlerimizin sunulabilmesi ve satış süreçlerinin yürütülmesi,

• Ürün ve/veya hizmet alım süreçlerinin yürütülmesi,

• İhtiyaçlarınız ve talepleriniz doğrultusunda ürün ve hizmetlerimizin güncellenmesi, özelleştirilmesi ve geliştirilmesi,

• Ürün ve hizmetlerimizdeki problemlerin çözülmesi, hata ve sorunların tespit edilmesi ve bunların giderilmesi,

• Mülkiyeti veya kullanım hakkı Şirket’e ait olan, Şirket tarafından kiralanan veya lisanslanan bilgisayar ağı, internet altyapısı, bilgisayar sistemi, donanımı, yazılımı ve hizmetlerinden oluşan bilişim teknolojileri altyapısının (“BTA”) tarafınızca kullanılması sonucu ilgili verilerin BTA tarafından işlenmesi,

• Yeni ürün veya hizmetlerimiz, mevcut ürün veya hizmetlerimizdeki değişiklikler ile kampanyalarımız ve promosyonlarımız hakkında sizlerin bilgilendirilmesi,

• Ürün ve hizmetlerimiz hakkında size gerekli eğitimlerin ve bilgilendirmelerin verilebilmesi, programlarımızın nasıl kullanılacağının izah edilmesi, Akademikro eğitimlerinin verilebilmesi,

• Müşteri ilişkileri süreçlerinin yürütülmesi,

• Çağrı merkezi ve uzaktan destek hizmetlerinin sağlanması,

• İnternet sitesi üyelik işlemlerinin gerçekleştirilmesi,

• İnternet sitelerimizde ziyaretçilerimizin tecrübesini iyileştirmek, talep ve sorunları tespit etmek ve aramalarını hızlı sonuçlandırmak amacıyla çerezlerin yönetilmesi. (Daha detaylı bilgi için Çerez Politikamıza bakabilirsiniz)

• Ürün demolarının sağlanması,

• E-fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-mutabakat, e-müstahsil, e-z (z raporu) başvurularının alınması ve e-defter hizmeti verilmesi,

• Ticari faaliyetlerimizi yürütmeye devam etmek amacıyla iletişim bilgilerinizin güncellenmesi ve bu güncel bilgilerinizin ilgili kurumlarımız, şirketlerimiz, yüklenicilerimiz ve/veya tedarikçilerimize sağlanması,

• İş süreçlerinizi analiz ederek, ürün ve hizmetlerimizin süreçlerinize uygun olarak hale getirilmesi ve önerileriniz, istekleriniz ya da raporlarımız doğrultusunda iyileştirilmesi, tarafınızca yapılan herhangi bir şikayetin incelenmesi ve yanıtlanması,

• Ödemelerin hatalı gerçekleştirilmesi halinde ilgili ödemenin müşteriye iadesi işlemlerinin yürütülmesi,

• Sosyal medya ve iletişim süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi,

• Pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi, reklam / kampanya / promosyon süreçlerinin yürütülmesi,

• İş faaliyetlerimizin yönetilmesi, yürütülmesi ve denetlenmesi, iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi,

• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,

• Bina ve tesislerimizin fiziksel mekan güvenliğinin sağlanması ve ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibinin sağlanması,

• Yazılımlarımızın ve sistemlerimizin güvenliğinin sağlanması ve bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,

• Çalışanlarımızın yakınları için yan haklar ve menfaatler sağlanması,

• Çalışan adaylarının iş başvurularının değerlendirilmesi, mülakatların ve görüşmelerin yapılması, özgeçmişlerinde referans olarak gösterdikleri kişiler ile iletişime geçilmesi,

• Şirket satın alımıyla ilgili süreçlerin yürütülmesi,

• tarafınıza sunulabilecek hizmetlerinin iyileştirilmesi için kimliği ifşa edilmeden istatistiksel çalışmalarda bu veri ve bilgilerin değerlendirilmesi;

• Hubspot yazılımı vasıtasıyla müşteri veri tabanı oluşturulması,

• tarafınızın tercih ve ihtiyaçlarının tespit edilerek verilecek hizmetlerin bu kapsamda şekillendirilmesi, güncellenmesi;

• talebiniz doğrultusunda ilgili bilgi, ürün ve hizmetlere ilişkin tarafınıza bilgilendirme yapılması;

• tarafınızca yöneltilebilecek potansiyel şikayet ve başvuruların değerlendirilebilmesi;

• tarafınıza yönelik olarak kişiye özel hizmetler sunulabilmesi; amaçlarıyla; Kanun ve ilgili diğer mevzuatlarda belirtilen kişisel veri işleme şart ve amaçları dâhilinde işlenmektedir. Ayrıca yukarıda belirtilen kişisel verileriniz Şirket’e ait fiziki arşivler ile Şirket’e ait bilişim sistemlerine nakledilerek hem dijital hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilmektedir.

4) Kişisel Verilerinizi Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, otomatik veya otomatik olmayan yollarla, Şirket tarafından veya Şirket vasıtasıyla; Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen hukuki sebeplerden sözleşmenin kurulması veya ifası, veri sorumlusunun meşru menfaati, kanunlarda açıkça öngörülmesi, hakkın tesisi, korunması ve kullanılması için zorunlu olması ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü kapsamında işbu Aydınlatma Metni’nin 2. ve 3. maddelerinde belirtilen amaçlarla işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

Kişisel verileriniz, Şirket tarafından, sözlü, fiziksel ve elektronik ortamda yazılı olarak tarafınızdan iletilen bilgiler, Şirket faaliyetleri kapsamında kullanılan uygulama, yazılımlar ve Şirket fiziksel alanında yer alan güvenlik kameraları vasıtasıyla toplanmaktadır.

5) Kişisel Verilerinizin Aktarılması

Toplanan kişisel verileriniz, bu Aydınlatma Metni’nin 2. maddesinde açıklanan amaçları yerine getirebilmek adına yurt içi ve yurt dışındaki tedarikçilerimize, iş ortaklarımıza, grup şirketlerimie ve kanunlarda öngörülen nedenlerle hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla hukuken yetkili kamu tüzel kişiliklerine ve gerçek kişilere, Şirket e-mail ve CRM hizmet sağlayıcılarının alt yapıları İrlanda ve Amerika Birleşik Devletleri’nde bulunan sunucularına aktarılabilmektedir.

6) Kişisel Veri Sahibinin Hakları

Kanun’un 11. maddesi uyarınca, kişisel verileri işlenen çalışanlar, Şirket’e başvurarak aşağıdaki konulara ilişkin taleplerde bulunabilir:

a) kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme;

b) kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;

c) kişisel verilerinin işlenme amacını ve tarafımızca bu amaçlara uygun olarak kullanıp kullanılmadığını öğrenme;

d) kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme;

e) kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini talep etme;

f) kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silinmesini veya yok edilmesini ya da anonim hale getirilmesini talep etme;

g) bu hallerde ya da düzeltme halinde bunların veri aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;

h) işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıktığını düşünüyorsa bu duruma itiraz etme ve

i) Kanun’a aykırı olarak işlenmesi sebebiyle bir zarara uğraması halinde bu zararın giderilmesini talep etme

Yukarıda sayılan haklarınıza ilişkin taleplerinizi, www.worqcompany.com internet adresinden ulaşabileceğiniz “Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu”nu doldurmak suretiyle aşağıda belirtilen kanallardan birini kullanarak Şirket’e iletebilirsiniz:

a) Şirket’in Acıbadem Mahallesi Çeçen Sk. Akasya Avm Apt. No: 25/426- Üsküdar/İstanbul adresine kimlik teyidinizin yapılması sağlanarak bizzat başvuru yaparak;

b) Şirket’in [email protected] e-posta adresine, kayıtlı e-posta adresiniz (KEP) üzerinden veya güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanarak; veya

c) başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla. Şirket tarafından Aydınlatma Metni ile bilgilendirildiğimi beyan ederim.

AÇIK RIZA METNİ

Veri sorumlusu sıfatıyla, İstanbul Ticaret Sicil Müdürlüğü’ne Veri sorumlusu sıfatıyla, İstanbul Ticaret Sicil Müdürlüğü’ne 202175-5 numarası ile kayıtlı ve Acıbadem Mahallesi Çeçen Sk. Akasya Avm Apt. No: 25/426- Üsküdar/İstanbul adresinde faaliyet WORQUARTERS OFİS HİZMETLERİ ANONİM ŞİRKETİ (“WorqCompany” veya “Şirket”) olarak, Kişisel Verilerin Korunması mevzuatı kapsamında, kişisel verileri işlemesi ve aktarması için öngörülen açık rıza alma yükümlülüğünün istisnasına giren (örneğin kanunlarda öngörülmesi veya sözleşmenin ifası için gerekli olması) haller haricinde, kişisel verilerinizin işlenmesi ve/veya aktarılması amacıyla aşağıdaki hususlara ilişkin açık rızanızı talep ediyoruz:

• tercihlerime göre oluşturulmuş müşteri profilim doğrultusunda Şirket tarafından iletilecek olan genel ve özel kampanyalarından, promosyon, tanıtım, indirim ve benzeri avantajlardan (“ticari elektronik ileti”) haberdar edilmesi, yararlandırılması,

• tarafıma kutlama, temenni iletilmesi,

• tarafıma ait verilerin pazar araştırmalarına dahil edilebilmesi,

• Mülkiyeti veya kullanım hakkı Şirket’e ait olan, Şirket tarafından kiralanan veya lisanslanan bilgisayar ağı, internet altyapısı, bilgisayar sistemi, donanımı, yazılımı ve hizmetlerinden oluşan bilişim teknolojileri altyapısının (“BTA”) kullanılması esnasında verilen bilgiler esas alınarak kullanıcı profilleri, ilgi alanları ve davranışları üzerinde araştırmalar yapılarak, oluşturulacak profillere özel içerik ve olanaklar geliştirilmesi;

• Şirket içi fiziksel güvenliğin temin edilebilmesi;

• sunulan hizmetlerin kalitesini arttırmak ve yeni hizmetler geliştirebilmek için analiz ve denetim yapılabilmesi amaçlarıyla Şirket tarafından işlenmesini; ve

• BTA kapsamında elde edilen diğer verilerle birlikte işlenebilmesi amacıyla altyapısı yurt dışında bulunan BTA’ya otomatik olarak aktarılmasını;

• Şirket tarafından sunulacak olan hizmet ve içeriklerden faydalanabilmem amacıyla altyapısı Amerika Birleşik Devletleri’nde bulunan Hubspot yazılımı vasıtasıyla yurt dışına aktarılmasını;

• Şirket tarafından sunulacak olan hizmet ve içerikler konusunda Şirket içi iletişim ve operasyon yapısının sağlanması amacıyla altyapısı yurt dışında bulunan e-mail hesap sağlayıcısına aktarılmasını;

• Şirket tarafından sunulacak olan hizmet ve içerikler konusunda gerekli operasyonel yapının oluşturulabilmesi amacıyla Şirket’in yurtiçi ve yurt dışındaki tedarikçilerilerine, iş ortaklarına, grup şirketlerine aktarılmasını;

kendi açık rızam ile kabul ederim.